履修生の管理から単位認定作業までFileMakerで一元化。
履修生管理及び単位認定システム
取材日
2023年6月19日
導入前の課題
・膨大なデータ入力やチェック作業に時間を要していた
・会議資料を含めた情報共有資料が複数存在しており、作成作業に負担がかかってた
・データ量が多く管理が煩雑になっていた
要望
・複数のファイルで管理している情報を、FileMakerで一元化したい
・可能な限り作業を自動化させることで、業務の正確性や効率を高めたい
開発内容
履修生管理及び単位認定システム
「履修生と研修管理」
複数のシートで履修生や研修内容の管理をされていたため、システムひとつで一元管理できるように作成しました。また、他部署への情報共有や会議資料のために履修生の資料を作成する必要があるとのことだったため、会議用資料をボタン一つで作成できる機能も開発しました。
『申告データと履修性情報の引当』
履修生からの研修等の参加申請はクラウド型のフォーム作成サービスを利用されており、運用はそのままにされるとのことだったため、フォームから取得したcsvデータ を加工せずにFileMakerに取り込めるような機能をつけました。取り込んだデータは、マスタから該当する研修と引き当てることができます。また、申請で添付する履修証憑もシステムで管理できるだけでなく、過去に認定した研修の証憑も照らし合わせながら目視で確認できるような機能も作成しました。
過去のデータを探すのが大変だったということもあり、大変喜ばれた機能です。
『履修生の単位認定』
引当が完了したデータは、単位認定画面で一覧で確認ができ、最終の単位認定可否をこの画面で登録できます。また、重複申請の確認機能なども取り入れることで、正確な単位認定を支援するシステムに仕上げました。
なお、認定した単位情報は、自動で履修生別に単位認定通知書等の資料を作成します。システムでの登録情報から自動で帳票作成させることで、業務の効率性と同時に正確性の向上を目指しました。
Story
本システムをご依頼いただいたご担当者様にお話しをお伺いしました。
導入前の課題
履修生が受講した研修等の管理とそのチェックに膨大な時間がかかり管理が煩雑に。
当センターでは、社会人等を対象とした学習プログラム（履修証明プログラム）を開設し、その修了者に対して学校教育法に基づく履修証明書（Certificate）を交付するという教育プログラムを3コース提供しています。
この教育プログラムは、座学、実技・講習会、セミナー等で構成され、実技・講習会については、本学以外の各種主催団体が実施しているコースについても、当センターが認めた場合は単位認定することができます。
認定するにあたっては、自己申告の他に、その履修を証明するための履修証憑を提出していただくことになっておりますが、100名以上の履修生からの申告内容と履修証憑を、過去歴やコースごとに異なる単位数と照らし合わせながら、手作業で取りまとめていました。ただ、Webセミナー等も増えたことにより当時認定していた研修は400件近くにもなり、さらに毎回新しい申請が届くため、管理が次第に煩雑になり、スタッフの負担も大きくなってしまいました。
導入前の決め手
決め手は「何とかしてくれる！」という安心感。
当センターではFileMakerライセンスが使えますので、Clarisが無料で提供しているEラーニングサービスを使って内製化できないか試してみることにしました。学習を進める中で、FileMakerは自由度が高く可能性は感じていたのですが、やはり自分一人で進めることは難しく…。そこで、新潟県のClarisパートナーであるPepoさんにご相談しました。
実際に当センターにお越しいただき業務フローを確認いただくなかで、この複雑な業務を何とかしてくださるとのことで、お願いすることにしました。
Clarisのホームページからお近くのパートナーを検索できる。（https://www.claris.com/ja/partners/find-a-partner/）
導入後の効果・評価
こんなのが欲しかった！という驚く機能ばかり。
最初はどんなシステムになるのか期待と不安が入り混じっていましたが、「こんなことができるのか！」と驚く機能ばかりでした。例えば、サーバーを使用せず１台のPCで管理することをお願いしましたが、その仕様に合わせて履修生の履修証憑のデータをPCに自動でフォルダ作成する機能をつけていただいたり、システムからも簡単にフォルダ を開けるようにしていただきました。
機能の要望はほとんどしなかったが、業務フローに合わせた機能が集約されたシステムに。
また、確認したデータと未確認のデータを、これまではファイル名を変更したりフォルダでわけて管理していましたが、データを確認したかどうかのチェック機能をつけていただいたり、作成に何時間もかかっていた資料がボタン一つでできるようになったりと、業務効率を上げるための機能を沢山提案いただきました。
どんなシステムになるか想像もできなかったので、当初から機能の要望はあまりださずにいたのですが、業務フローや課題に合わせた機能を作成いただき、本当に感謝しています。
単位認定画面。どの申請が確認済か過去の申請と重複がないかなど確認しながら作業可能。
今後への期待
いずれは自分でも改修がきでるように学習も進めたい。
センター内での確認作業とデータ移行を経て、早速今期よりシステムを使っています。現時点で既に業務が大変楽になっているのですが、まずは今期通してシステムを使ってみて、効果検証してみたいと思います。
また、私自身少しずつFileMakerを学習して、欲しい機能や改修もできるようになりたいですね。
お客様情報
新潟大学医学部災害医療教育センター
新潟大学医学部災害医療教育センターは、継続的に職域を超えて組織横断的な災害医療を実践することができる教育を実施し、実災害時に活躍できる次世代の災害医療人材の養成を行っている。
