既存システムの一元化。二重業務を解消したスマートな販売管理の実現へ
別々で使っていた顧客・会計管理を一元化へ
取材日
2025年6月5日
導入前の課題
・顧客管理システムと会計システムが別々で動いており、マスタデータが二重管理されていた
・店舗で手書き伝票を作成 →経理側でシステムへ入力、という非効率なフローにより二重業務が発生していた
・手書きからシステム入力への部分的な改善は行ったが、システム全体が連携しておらず根本的な解決に至らなかった
要望
・売上伝票の中身をそのままデータとして抽出し、再利用できる仕組み
・転記・再入力の手間を無くし、情報を一元管理できる仕組み
・社内に複数のExcelファイルが混在していたため、それらを統合できるような仕組み
開発内容
別々で使っていた顧客・会計管理を一元化へ
販売管理を一元化
仕入管理、売上管理などの販売管理ができるシステムです。今までは顧客管理と会計管理が別々のシステムを使用しており、マスタが二重化していたところをFileMakerに一元化し、業務に必要な機能や情報を1つのシステムで管理することが可能になりました。
売上伝票データをリアルタイムで共有＆ボタン1つで汎用可能に
店舗で手書き伝票を作成したのち、経理側で入力し直すという二重業務が発生していたところを、店舗は売上伝票を登録することができ、経理側とリアルタイムで情報共有できるようにしました。また、経理側では売上伝票データを用途ごとのExcelファイルに入力し直していた作業を、売上や売掛金残高表の集計、売上月締め処理などのボタンを押すだけで汎用できるようにしました。
Story
本システムをご依頼いただいた、取締役の髙野様よりお話をいただきました。
導入前の課題
システムを一元化し、二重業務を解消したい
導入前は、顧客管理と会計が別々のシステムで動いており、マスタ情報 が二重に存在していました。また、売上伝票は店舗で手書きされたものを、経理が再入力するという非効率な二重業務が発生していたのも大きな課題でした。
なかでも、売上伝票を起票した後、掛け売りだけの残高表など用途ごとに管理しているExcelファイルに入力し直していたので、伝票の中身がそのまま抽出されて表に繋がるような仕組みを求めていました。
導入前の決め手
FileMakerに強い地元企業へ依頼
もともとシステムの一部でFileMakerを使用していて、蓄積された過去のデータを活かしたいという思いがあり、業者さんを探していたところ、FileMakerに特化していて近くにある会社（Pepo）が見つかって。“これはちょうどいいな”と思って連絡させてもらいました。
各店舗の売上伝票の情報を経理側とリアルタイムで共有できるように
導入後の効果・評価
店舗ー経理間で売上情報をリアルタイムで共有可能に
従来は手書きの伝票から経理への入力 まで、店舗側と経理側で工程が分断されていましたが、システム導入により売上情報をリアルタイムで共有できるようになり、やり取りが格段にスムーズになりました。
業務の一元化で、作業時間とミスを削減
仕入や売上、伝票といった日々の業務情報を1つの画面で把握できる仕組 みが整ったことで、現場の作業がスムーズになりました。
機能については、今まで使っていた機能も活かしつつリンクしているので、さらに使いやすくなりました。特に入金伝票の画面では、入力のしやすさが向上し、入力ミスにもすぐ気づける設計になっているため、本当に使い勝手がいいです。
また、これまで目的ごとに複数のExcelファイルで管理していたものが、システム内に統合され、二重入力が解消。作業時間の短縮と効率化に大きく貢献しています。
よく使う機能は売掛残の検索とのこと。福祉の公費項目もニイガタエイド様ならではの仕様に。公費の売掛残がどのくらいあるかなど、1つの画面で確認できるようになっています。
今後への期待
売上向上に繋がるような戦略的なツール化へ
社内側の課題がまだまだあり、特に在庫管理の部分がまだあまりできていないので、そういったところにも活用していけたらと考えています。
また、営業管理や売上の数字自体はすでに見られるようになっていますが、それをもっと戦略的な面に活かせるようにして、売上向上につながるようなツールとして発展させていけたらいいなと思っています。
お客様情報
ニイガタエイド株式会社
新潟県内に６店舗を展開する補聴器専門店。全店舗に補聴器販売・調整の有資格者、認定補聴器技能者を配置し、幅広い知識と長い実務経験から、「きこえる 幸せ ニイガタエイド」をキャッチフレーズに、１人１人の「きこえ」に合う補聴器の提供に努めている。
