CASE -
受発注管理システム
話題のECサイト「新潟直送計画」の受発注の作業時間を1/4に短縮！
発注書作成からメール送信までを自動化！
取材日
2022年5月18日
導入前の課題
・運営する産直ECサイト「新潟直送計画」への参画店舗増大により、受発注業務の作業に膨大な時間がかかるようになった
・熨斗添付サービスは店舗に作成を依頼していたため、デザインや仕様が様々だった(※追加開発
要望
・各店舗への発注書作成からメール送信までの一連の受注業務を自動化させたい
・熨斗機能を追加することで統一的なサービスを提供し、各店舗への熨斗作成の負担も減らしたい(※追加開発
開発内容 -
発注書作成からメール送信までを自動化！
FileMaker（ファイルメーカー）で受発注システムを構築。発注書作成からメール送信までを自動化。
これまで発注書の作成と配信を店舗ごとに1件1件手作業で対応しており、作業に膨大な時間を要していました。そこで、発注書生成から店舗へのメール送信までを自動化する受発注システムをFileMaker（ファイルメーカー）で開発しました。
注文情報データをシステムにインポートし「発注書を作成する」をクリックすると、一括で店舗ごとの発注書を生成します。
発注書をメールで一括配信するため、クラウドメール配信サービス「SendGrid」を連携させました。未送信のレコードのみ抽出し、ワンクリックで各店舗に発注書を配信します。
熨斗機能の追加開発！発注書とともに熨斗データを店舗に送付
熨斗希望の注文情報がある場合は、注文者の登録内容に応じて自動で熨斗が生成され、発注書とともに各店舗へ配信されます。
改行など細かい修正に対応できるよう、管理画面からも修正・調整できるような仕様となっています。
Story -
株式会社クーネルワークの技術開発責任者として、新潟直送計画を始めとしたサービス開発や、エンジニア育成などを担当する入澤央充様にお話しを伺いました。
導入前の課題
ECサイトの流通額が右肩上がり！一方、アナログな受発注作業がネックに・・・
2011年にわたしたちは新潟の産直ECショップ「新潟直送計画」を立ち上げました。立ち上げ当初の参画店舗は10~15ほど。 当時の受発注システムはAccessで自分たちでつくったシステムを利用していましたが、店舗ごとに一件一件発注書を作成して、さらにそのデータを一店舗ずつメールで配信するというアナログなやり方でした。
年々店舗数を増やす中、ある程度は人力でどうにか持ちこたえてたものの、200店舗に近づくあたりから、いよいよこのやり方では厳しくなりはじめ、当時の受発注システムに代わるシステム開発を依頼できないかと検討し始めていました。（※2021年実績では722店舗まで拡大）また、「山形直送計画（2021年5月スタート）」を立ち上げる話もあったので、それまでには「システムによる効率化」でなんとかできないものか、と頭を悩ませていましたね。
導入前の決め手
世の中で広く活用されているFileMakerプラットフォームを信頼。
検討にあたり、複数社に話を聞いてみました。Pepoさんの他に、完全にオリジナルの自社システムで開発してくれる会社はいくつかありましたが高額で、そもそも受発注システムにそんな高いコストをかける想定もしていなかったですし、万が一トラブルが発生した際にどう対応できるかの想定もできませんでした。
私たちもWordpressというプラットフォームを活用してECサイト運営をしていて、そのメリットも享受してきたので、オープンソースで開発してくれた方がいいという考えでした。そのため、FileMakerでシステム開発をされているPepoさんに依頼することにしました。
導入後の効果・評価
繁忙期は約4時間かかっていた業務が小1時間に削減！理想形のシステムが完成。
現在の受発注業務にかける時間は、トータルで小1時間。しかもPDFを生成している間は、他の業務をすることができます。 これまでは、毎日2～3時間、繁忙期だと約4間張り付きで業務していたので、大幅に作業時間を短縮できました。作業担当者からも「革命だ」と喜ばれています。
「受発注業務をボタンをポチっと押して、パッと処理できるシステムがあれば・・」というのが理想形だったので、今それが実現できているっていうことで、とても助かっています。何よりPepoさんはトラブル時の対応も迅速かつ的確で、何度も助けていただきました。依頼して良かったと心の底から思っています。
追加開発も依頼。統一的な熨斗サービスの提供を目指して
受発注システムを運用し始めた後に、追加開発として「熨斗出力機能」の開発をお願いしました。直送計画では、オープン当時から熨斗の無料添付サービスに力を入れてきましたが、実際に熨斗を作成して梱包する作業は（産地直送という形態もあって）各店舗様にお任せしています。
その中で、「結びきりと蝶結びを取り違えている」とか「漢字が違う」といったクレームをいただくことがあります。わたしたちがそうしたお声を把握できるケースはきっとごく⼀部で、熨斗を利用するということは基本ギフト利用のはずですから、贈り先様に直送されている場合を含めると、それなりの件数で発生しているのではと重く受け止めています。
それはわたしたちとしても解決していかなければいけない問題ですし、産直ECのプラットフォームとして統一的な付帯サービスを皆さまへ提供できることが望ましいと思い、熨斗を発注書内に組み込むことはできないかと相談を持ちかけました。
人の目・手では、どうしても漢字の読み間違えや人的ミスがでてきてしまいます。今回追加で開発いただいた熨斗出力機能では、お客様の入力した情報をそのまま熨斗に反映されるため、ミスが大幅に減ることを期待しています。また、「お父さんいつもありがとう」といった特徴のあって印象に残りやすい表書き・オリジナルデザインをこちらでも用意し、店舗様に提供することで、お客様のギフト利用に選んでいただけるきっかけづくりも目指しています。
今後への期待
他の運営するサービスの受発注業務でも・・・!
2021年9月にスタートした産直ショップ「KITAMAE（キタマエ）」でも店頭での受注業務や、商品の仕入れに伴う発注業務がある中で、今は「システムによる効率化」の割合は低く、現場の力でなんとかしているのが実情です。というのも、まだ始まったばかり、かつフローも手探り状態の中でシステムを開発してもらったとしても、状況の変化によって使われなくなる、ということが容易に発生します。ある程度基盤が整い、今後事業を拡大するフェーズに入ったときや、現状のやり方だと厳しくなった時に、またご相談したいと思っています。
お客様情報
株式会社クーネルワーク 様
WEB戦略立案から、デザイン・システム開発、広告運用や解析までサポートする総合WEBマーケティング会社。産直ECサイト「新潟直送計画」、「山形直送計画」や産直ショップの「KITAMAE（キタマエ）」なども運営しており、地域のつくり手に寄り添いながら、地産品のブランディングやマーケティングの支援を行っている。
■株式会社クーネルワーク：https://cunelwork.co.jp/
■新潟直送計画：https://shop.ng-life.jp/
■山形直送計画：https://yamagata.chokuso-keikaku.jp/
■KITAMAE（キタマエ）：https://kitamae.shop/
